Cómo se mueven los datos

Las empresas del mundo de los datos dependen en gran medida del flujo continuo de información para mantener la eficiencia, tomar decisiones informadas y seguir siendo competitivas. Los flujos de datos se han convertido en el alma de las empresas modernas.

Los flujos de datos representan el movimiento de datos entre organizaciones, diferentes partes de una organización, países, sistemas o procesos. Comprender y optimizar estos flujos es crucial para cualquier empresa que quiera aprovechar los datos de forma eficaz. Estos flujos de información a través de fronteras y sistemas son clave para que las empresas de todos los tamaños operen de forma eficiente, innoven y compitan a escala global.

Los flujos de datos se refieren al movimiento de información digital y esto incluye todo, desde los datos de los clientes y las transacciones financieras hasta las métricas operativas y los estudios de mercado. En esencia, los flujos de datos abarcan cualquier información digital que se mueva de un punto a otro.

Estas vías pueden visualizarse mediante diagramas de flujo de datos (DFD) y matrices, que ilustran cómo se mueven los datos de un proceso a otro, dónde se almacenan y cómo se accede a ellos. Los DFD ayudan a comprender la estructura y el flujo de datos, facilitando su integración e interoperabilidad.

En resumen, los flujos de datos mapean y documentan las relaciones entre datos y:

Aplicaciones dentro de un proceso de negocio

Almacenes de datos o bases de datos en un entorno

Segmentos de red (útil para el mapeo de seguridad)

Roles empresariales, que representan qué roles tienen la responsabilidad de crear, actualizar, utilizar y eliminar datos (CRUD)

Ubicaciones

¿Cómo son?

Los flujos de datos pueden documentarse a diferentes niveles de detalle, por ejemplo, a nivel de área temática, de entidad de negocio o incluso de atributo.

Los flujos de datos pueden representarse de muchas formas, pero las más utilizadas son las matrices bidimensionales (también podemos realizar el mapeo utilizando capacidades en lugar de procesos de negocio):

Ejemplo de matriz de flujo de datos (Fuente DMBOK de DAMA)

y en los diagramas de flujo de datos. Para representar los diagramas de flujo de datos disponemos de varias nomenclaturas. Las más utilizadas son:

Retos y consideraciones

Aunque los flujos de datos ofrecen numerosas ventajas, las empresas también deben afrontar varios retos:

Privacidad y seguridad de los datos: A medida que los datos se mueven a través de fronteras y sistemas, garantizar su privacidad y seguridad se vuelve cada vez más complejo. Las empresas deben implementar medidas de seguridad sólidas y cumplir con varias regulaciones de protección de datos como el GDPR.

Gobierno de datos: Una gobernanza de datos eficaz es crucial para mantener la calidad, la coherencia y el cumplimiento de los datos en toda la organización. Esto incluye establecer políticas claras para la recopilación, el almacenamiento y el uso de los datos.

Infraestructura técnica: Para apoyar flujos de datos eficientes, las empresas necesitan invertir en infraestructura técnica escalable e interoperable. Esto puede implicar computación en la nube, procesamiento en los bordes y tecnologías de red avanzadas.

Cumplimiento de la normativa: Navegar por el complejo panorama de las regulaciones internacionales de datos puede ser un desafío. Las empresas deben mantenerse informadas sobre los requisitos de localización de datos, las restricciones de transferencia transfronteriza y otras cuestiones normativas.

Ejemplo de notación Yourdon & Coad (fuente Visual Paradigm)

Cómo crear un flujo de datos

Como guía sencilla sobre cómo crear un flujo de datos, ayudemos a este chico con su puesto de limonada. Venderá limonada a algunos clientes, pero primero tiene que comprar los limones a su proveedor. También pagará a su hermana, que le ayuda en el puesto.

Paso 1: Identificar las principales entradas y salidas

Empiece por identificar las principales entradas y salidas de su sistema. Las entradas son los datos que entran en el sistema desde fuentes externas, mientras que las salidas son los datos que salen del sistema hacia destinos externos.

Paso 2: Construir un diagrama de contexto

Un diagrama de contexto es una vista simplificada y de alto nivel de su sistema que muestra el sistema como un proceso único y sus interacciones con entidades externas. Ayuda a comprender el alcance del sistema y sus límites. Muestra las interacciones del sistema con los clientes, el proveedor de limón y su hermana (la empleada).

Paso 3: Convertir el diagrama de contexto en un DFD de nivel 1

A continuación, descomponga el proceso único de su diagrama de contexto en múltiples subprocesos. Esto se conoce como diagrama de flujo de datos de nivel 1 (DFD). Cada subproceso debe representar una función importante dentro del sistema. Muestra la relación de cada proceso con entidades externas.

Paso 4: Ampliar a DFD de nivel 2 o superior

Para un análisis más detallado, puede descomponer cada subproceso en procesos más pequeños, creando DFD de nivel 2 o superior. Esto ayuda a comprender los detalles más sutiles del movimiento y almacenamiento de datos dentro del sistema.

Paso 5: Confirme la exactitud de su diagrama final

Revise sus diagramas para asegurarse de que representan con precisión los flujos de datos dentro de su sistema. Valídelos con las partes interesadas para confirmar que todos los procesos, almacenes de datos y flujos de datos están correctamente representados.

¿Por qué son importantes los flujos de datos?

Hay muchas razones por las que a una empresa le interesa disponer de flujos de datos completos y actualizados. Aparte de las razones típicas, como mostrar cómo se comparten y utilizan los datos en toda la organización, identificar el linaje de los datos desde/hacia sistemas y aplicaciones o ayudar al análisis de la causa raíz de los problemas, los flujos de datos también son importantes para:

Mejorar la eficiencia operativa: Al comprender los flujos de datos, las organizaciones pueden agilizar los procesos, reducir las redundancias y eliminar los cuellos de botella. Por ejemplo, facilitando una comunicación fluida entre distintos departamentos y oficinas.

Mejorar la toma de decisiones: Los flujos de datos permiten a las empresas recopilar y analizar datos de diversas fuentes, proporcionando una visión integral del negocio. Esta perspectiva holística es esencial para tomar decisiones informadas que impulsen el crecimiento y la eficiencia.

Mejorar la calidad de los datos: Los flujos de datos correctamente gestionados garantizan que los datos sean precisos, coherentes y estén actualizados. Esto es fundamental para mantener la integridad y fiabilidad de los datos, que son esenciales para el análisis y la elaboración de informes.

Cumplimiento normativo: Muchas industrias están sujetas a estrictas regulaciones de datos. Comprender los flujos de datos ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de estas normativas mediante el seguimiento del movimiento y el acceso a los datos.

Mejorar la colaboración: Los flujos de datos facilitan una mejor comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos. Cuando los datos se mueven sin problemas en toda la organización, los equipos pueden trabajar juntos de manera más eficaz, lo que conduce a mejores resultados.

Impulsar la innovación y el crecimiento: Los flujos de datos son esenciales para fomentar la innovación e impulsar el crecimiento empresarial. Al permitir que la información circule libremente, las empresas pueden, por ejemplo, analizar las tendencias del mercado y el comportamiento de los consumidores en distintas regiones.

Facilitar la expansión: Para las empresas que buscan expandirse e integrarse con otros negocios, los flujos de datos son indispensables. Por ejemplo, permiten a las empresas cumplir diversos requisitos normativos en distintas jurisdicciones.

Mejora de la experiencia del cliente: Los flujos de datos desempeñan un papel crucial en la mejora de la experiencia del cliente al permitir contenido personalizado y recomendaciones a través de múltiples canales, dispositivos y plataformas. Experiencia de usuario sin fisuras.

Los flujos de datos son la columna vertebral de la estrategia de datos de cualquier empresa. Al comprender y optimizar estos flujos, las organizaciones pueden mejorar la toma de decisiones, aumentar la eficiencia operativa, garantizar la calidad de los datos y mantener el cumplimiento normativo. Invertir en las herramientas y prácticas adecuadas para gestionar los flujos de datos es esencial para cualquier empresa que quiera prosperar en la era digital.

En conclusión, los flujos de datos no sólo son importantes, sino esenciales para las empresas modernas. Alimentan la innovación, impulsan la eficiencia y permiten las operaciones globales. A medida que la economía digital sigue evolucionando, las empresas que puedan aprovechar y gestionar eficazmente sus flujos de datos estarán mejor posicionadas para prosperar en un panorama cada vez más competitivo. Al comprender la importancia de los flujos de datos y abordar los retos asociados, las empresas pueden desbloquear nuevas oportunidades e impulsar el crecimiento sostenible en la era digital.