Lock-in ¿Por qué no?

En nuestro día a día buscando soluciones para optimizar operaciones, mejorar eficiencia, reducir costos, y mantener a nuestros clientes contentos, nos encontramos en la tesitura de tener que elegir entre diferentes opciones. Uno de los conceptos que se suele utilizar para realizar esta selección de soluciones es el «lock-in». El término lock-in se refiere a la dependencia de una empresa en un proveedor, tecnología o plataforma específica, de manera que al ir a cambiar a otra opción, nos encontramos con barreras que pueden ser de naturaleza económica, técnica o de otro tipo.

La verdad es que en la mayoría de discusiones donde aparece el lock-in, lo primero que se dice es «hay que evitar el lock-in a toda costa». Lo cierto es que, como el colesterol, hay lock-in «bueno» y lock-in «malo». Este fenómeno, a veces inevitable, puede tener tanto ventajas como desventajas.

Lo más recomendable es hacer un análisis más pormenorizado antes de lanzarse a decir si o no a cualquier tipo de lock-in, y tener claro que puede ser un sí. De hecho, convivimos diariamente con este fenómeno. Cuando nos compramos una casa, a parte de tener que pagar ciertas tasas e impuestos, tiene otras implicaciones. Es bueno tener la seguridad de un hogar propio, pero si de pronto tenemos problemas con el vecino, si el barrio se convierte en peligroso, si la casa es una ruina… tenemos un lock-in, ya que no podemos irnos de manera rápida a otra casa. Otro ejemplo cotidiano es el matrimonio. Tienes ciertas barreras que te impiden de manera rápida ir a otro. Pero el matrimonio tiene cosas buenas (si, en serio) y malas. Si hay gente casada, quiere decir que vieron más beneficios que riesgos. Y eso no significa que no haya divorcios, sino que cuando te casas, tienes que tener en cuenta que entonces el divorcio es posible.

Dentro de la empresa sucede lo mismo. Tenemos múltiples áreas donde se puede dar un lock-in. Alguna de estas áreas podrían ser:

Software: Por ejemplo una empresa que decide implementar un CRM, donde mantendrá todo su información relativa a sus clientes y que lo integrará con sus procesos de ventas y marketing. Si el proveedor de CRM sube el precio de las licencias de manera desorbitada, plantearse cambiar a otro CRM supondría capacitar de nuevo al personal, mover los datos de un CRM a otro y compra de nuevas licencias entre otras tareas. Nos lo pensaremos mucho antes de migrar, lo que resulta en un lock-in significativo.

Proveedores de material o personas: Si nuestra empresa se dedica a producción, podemos adquirir todos nuestros componentes a un único proveedor, y así optimizar la cadena de suministro y obtener descuentos por volumen. Si ahora el proveedor comienza a ser menos fiable en las entregas, cambiar de proveedor supondrá una revisión completa de la cadena de suministro, cosa que no es sencilla y además muy costosa, resultando en un lock-in con ese proveedor.

Proveedores Cloud: Si decidimos apostar por los servicios de cierto proveedor en la nube, cambiar hacia otro proveedor podría suponer tener que reescribir las aplicaciones, capacitación de personal y migración de datos y conexiones, lo cual es un proceso costoso y complejo.

Personal interno: Podemos encontrarnos con personas que han atesorado mucho conocimiento no escrito acerca de un área de la empresa y que son indispensables para realizar cierto proceso, o para gestionar un software. La empresa depende de esta persona que no es tan fácil de reemplazar, teniendo lock-in con ese trabajador.

Seguro que al lector ya le han venido algunos casos a la mente de su experiencia diaria, pero si no, pensemos en estos dos claros ejemplos. Cuando se invierte en un dispositivo móvil iOS, en sus aplicaciones de la App Store, y en servicios como iCloud, cambiar a Android será costoso y complicado. Los usuarios no solo tienen que comprar nuevos dispositivos, sino también migrar datos, aprender el nuevo sistema y posiblemente perder acceso a aplicaciones y contenidos comprados. Pero mientras se sigue en el ecosistema Apple, la integración y el uso de servicios es fluido. Otro claro ejemplo lo tenemos con Microsoft, que durante años dominó el mercado de software de oficina con su suite Office. Los archivos .doc, .xls y .ppt se convirtieron en estándares de facto, creando un lock-in significativo para todas las empresas que dependían de estos formatos para sus documentos. Pero fue y sigue siendo aceptado por el beneficio que se tiene de usar esta suite.

¿Realmente es tan malo el lock-in?

Hay que reconocer que normalmente tiene su lado malo. Al pensar en los ejemplos anteriores y otros muchos que pueden venirnos a la cabeza, encontraremos patrones negativos que se repiten en ellos:

Limitaciones a la innovación y personalización: El lock-in puede restringir la capacidad de una empresa para adoptar nuevas tecnologías emergentes o innovaciones de otros proveedores que podrían ofrecer ventajas competitivas.

Riesgo de obsolescencia: Ligado al punto anterior, si el proveedor falla, es adquirido o simplemente deja de innovar, la empresa puede quedarse con tecnología obsoleta y difícil de reemplazar.

Costos elevados a largo plazo: Si un proveedor sabe que sus clientes están bloqueados, podría aumentar los precios o reducir la calidad del servicio, sabiendo que la empresa tiene pocas alternativas viables.

Costos de salida elevados: Cuando una empresa decide migrar lejos de un proveedor de lock-in, a menudo enfrenta costos significativos asociados con la transición. Esto incluye costos directos, como la compra de nuevas licencias o la contratación de servicios de migración, y costos indirectos, como la formación del personal y la adaptación a nuevos sistemas.

¿Es todo malo?

No, no es todo malo. En ocasiones es bueno aceptar un lock-in si las ventajas que nos ofrece superan a los riesgos que nos aportan. Del mismo modo que las desventajas, las ventajas pueden ser muy variadas, por ejemplo:

Estabilidad y previsibilidad: El lock-in puede proporcionar un entorno tecnológico estable y predecible, lo que permite a las empresas planificar a largo plazo con mayor confianza.

Relaciones estratégicas con proveedores: Las empresas pueden desarrollar relaciones más profundas con sus proveedores, lo que puede llevar a un mejor soporte, acceso temprano a nuevas características y posibles descuentos.

Eficiencia operativa: Al estandarizar en una plataforma o tecnología específica, las empresas pueden optimizar sus procesos y aumentar la eficiencia operativa como ofrecer soporte técnico más especializado y actualizaciones regulares, garantizando que el sistema permanezca seguro y actualizado.

Integración profunda: El lock-in a menudo resulta de una integración profunda entre sistemas, lo que puede proporcionar funcionalidades avanzadas y un flujo de trabajo más fluido.

Economías de Escala y Descuentos: Al comprometerse con un proveedor a largo plazo puede resultar en descuentos significativos y economías de escala, reduciendo los costos generales de TI.

Entonces, ¿Cómo lidiamos con el lock-in?

Sobre todo analizando y tomando decisiones informadas. Cuando a la hora de tomar una decisión se detecte que puede haber un posible lock-in, es importante analizar los pros y los contras de esa decisión. Si vemos que los beneficios de esa decisión superan a las desventajas detectadas, es una posible solución a tomar.

Uno de los puntos clave de este análisis, debe ser si realmente existe salida o no de este lock-in y cuál sería el coste (material, personal, temporal, etc…) de la salida. Habitualmente, estas posibles salidas aparecen durante el análisis como mitigaciones a los riesgos más importantes. Otro apartado importante es establecer el momento en el que se debe activar la salida. Pongamos un ejemplo sencillo:

Disponemos de dos tecnologías que nos ayudan a reducir los costes operativos y las tenemos que analizar:
Tecnología A: Coste anual 100. Ahorro operacional 200. No tiene estándares abiertos, tiene lock-in.
Tecnología B: Coste anual 50. Ahorro operacional 100. Tiene estándares abiertos, no tiene lock-in.
Coste total de migración de A a B 100 (coste técnico, de personal, posibles paradas, formaciones, etc…).

A nivel económico, me sale mejor la tecnología A, puesto que tengo una ganancia de 100 (200-100, frente a 100-50 de la tecnología B) en mi cuenta frente a los 50 que tendría con la B. Pese a que es más cara y tiene lock-in, me da más ahorro en mis operaciones, concretamente 50 más de ahorro al año. Si creo que mantendré la tecnología A al menos durante 2 años, me habrá supuesto 100 mas de ahorro respecto de la B, con lo cual tendré cubierto el coste de migración. En otras palabras a partir del tercer año, incluso si tengo que irme de ese lock-in, me habrá sido beneficioso. Si la tecnología B libera una versión nueva que me da ahorros de 200 y se suben los costes a 75, esto me daría ahorros anuales de 125. ¿Deberíamos cambiar? Sabiendo que la tecnología A me genera ahorros de 100 al año y ahora la tecnología B me genera 125 y el coste de migración es 100, implicaría que en 4 años tendría cubierta la inversión de migrar de A a B.
Vemos que sí hay salida del lock-in de la tecnología A, y queda especificar cuando activar esa salida. Podemos pensar en algo como que cuando el retorno de la inversión de pasar de la tecnología A a la tecnología B (o la que sea), sea menor a 3 años seria momento de activar la salida.
Si este fuera el caso, en el ejemplo anterior aún no se habría activado la estrategia de salida, pero si mantuvieran el coste anual a 50 en la tecnología B, el ahorro anual sería de 75 sobre la tecnología A, con lo que el retorno de inversión estaría en menos de dos años. Momento de comenzar a preparar el proyecto de migración.

Por supuesto el dinero no vale lo mismo el año 1 que el año 5, puede que la tecnología A cambie y proporcione más ahorros, y existen otras muchas variables que afectan a este caso, pero por simplificar el ejemplo no lo hemos tenido en cuenta.

Como aspectos a tener en cuenta para caer lo mínimo posible en el lock-in, tenemos:

Adopción de Estándares Abiertos: Utilizar tecnologías y plataformas que se adhieran a estándares abiertos pueden facilitar la interoperabilidad y la migración entre diferentes sistemas. Esto facilitará futuras actuaciones.

Diversificación de Proveedores y tecnologías: Siempre que se pueda, trabajar con múltiples proveedores para reducir la dependencia de uno solo y aumentar la flexibilidad.

Planificación de la Migración: Desde el inicio, las empresas deben planificar posibles migraciones (buscar la salida), incluyendo la documentación detallada de sistemas y procesos. Esto puede reducir los costos y la complejidad en caso de una futura transición.

Negociación de contratos: Al entrar en acuerdos con proveedores, negociar cláusulas que faciliten la migración o el acceso a sus datos en formatos estándar.
Inversión en formación y documentación: Mantener un conocimiento interno sólido, actualizado y por escrito de los sistemas y procesos para reducir la dependencia de soporte externo especializado o de personas específicas internas.

Planificación a largo plazo y Evaluación regular: Antes de adoptar una nueva tecnología, evaluar cuidadosamente las implicaciones a largo plazo y los posibles escenarios de salida. Realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de lock-in y planificar estrategias de mitigación.

El lock-in es una realidad de nuestras vidas diarias, tanto en el entorno profesional como en el personal (recordemos el matrimonio o la compra de una casa). Es importante analizar bien las ventajas que puede traer consigo y comprobar que realmente compensan los riesgos inherentes.
Es importante ser conscientes de estos riesgos, y considerar estrategias para mitigarlos.Al final, la clave está en encontrar un equilibrio que maximice los beneficios mientras se minimizan las desventajas
En última instancia, el lock-in tecnológico no es inherentemente bueno ni malo; es una realidad que debe ser gestionada. Las empresas que comprenden sus implicaciones y planifican cuándo y cómo abandonar el lock-in, estarán mejor posicionadas para aprovechar sus ventajas mientras mitigan sus riesgos, asegurando así su capacidad para innovar y adaptarse al constante cambio.