Documentad por favor

La documentación es muy importante en toda organización, no importa que hablemos de organizaciones tradicionales o de las más modernas. Documentar diseños y procesos permite comprender mejor como se van a hacer, como se están haciendo y como se hicieron las cosas. Además, si disponemos de documentación podemos auditar que realmente estamos trabajando como decimos que estamos trabajando y es que como decía:

«Lo que se mide, se gestiona.»
Peter Drucker

La documentación técnica es un aspecto importante de cualquier proyecto de desarrollo de software. Ayuda a los desarrolladores, usuarios y partes interesadas a comprender el sistema, su funcionalidad y cómo utilizarlo eficazmente. Algo que se oye mucho es que en entornos agile no hace falta documentar. Nada mas lejos de la realidad. En el manifiesto agile no dice nada de eso, simplemente dice que tiene que prevalecer el software funcional frente a la documentación extensiva, pero no que se deje de documentar.

Sin embargo, crear una documentación técnica eficaz no siempre es fácil. Hoy, vamos a comentar algunas características que debe cumplir de la documentación técnica que ayudarán a asegurar que la documentación sea clara, concisa y eficaz.

Conozca a su público

El primer principio de la documentación técnica es conocer a su público. Es esencial saber quién va a leer la documentación y qué quiere conseguir. ¿Sus lectores son desarrolladores, administradores de sistemas o usuarios finales? ¿Tienen experiencia con el sistema o son principiantes? Comprender a su público le ayudará a adaptar su documentación para satisfacer sus necesidades y proporcionar la información que necesitan de una manera que sea fácil de entender. También es cierto que no podemos hacer un documento adaptado para cada una de las personas que lo vaya a leer, por lo que hay que buscar un equilibrio.

Mantenga la sencillez

A la hora de crear documentación técnica, es importante que sea sencilla. Utilice un lenguaje sencillo y evite la jerga técnica que sus lectores puedan no entender. Descomponga los conceptos complejos en partes más pequeñas y manejables. Utilice ejemplos e ilustraciones para aclarar sus puntos. Tenga en cuenta también el formato de la documentación. Utilice títulos, subtítulos, viñetas y otras herramientas de formato para que su documentación sea fácil de escanear y leer.

Sea exhaustivo

La exhaustividad es otro principio importante de la documentación técnica. La documentación debe abarcar todos los aspectos del sistema, como la instalación, la configuración y el uso. Incluya instrucciones paso a paso, capturas de pantalla y ejemplos para ayudar a los lectores a entender cómo utilizar el sistema de forma eficaz. Además, considere la posibilidad de incluir consejos para la solución de problemas y preguntas frecuentes para ayudar a los usuarios a resolver problemas comunes.

Manténgala actualizada

Es fundamental mantener actualizada la documentación. ¿Alguien querría leer una guía de viaje hace 50 años? La información sería demasiado incorrecta para tener valor alguno. A medida que el sistema evoluciona, la documentación también debe hacerlo. Actualice la documentación con regularidad para reflejar los cambios en el sistema y las nuevas funciones. Esto ayudará a garantizar que los usuarios tengan acceso a la información más reciente y puedan utilizar el sistema con eficacia. En la mayoría de las ocasiones, es mejor no tener documentación, que tenerla errónea.

Hágala accesible

La accesibilidad es un principio esencial de la documentación técnica. La documentación debe ser fácilmente accesible para todos los usuarios, independientemente de sus capacidades. Esto significa que sea rápida y fácil de encontrar pero también  utilizar fuentes, colores y contrastes accesibles, así como proporcionar texto alternativo para las imágenes y otros elementos visuales. Además, considere la posibilidad de proporcionar la documentación en varios formatos, como HTML, PDF y texto sin formato, para garantizar que los usuarios puedan acceder a ella de la forma que más les convenga.

Para acabar, remarcar que la documentación técnica es un componente esencial de cualquier proyecto de desarrollo de software. Si se siguen estos principios de documentación técnica, podrá crear documentación clara, concisa y eficaz. Recuerde conocer a su público, simplificarla, ser exhaustivo, mantenerla actualizada y hacerla accesible. De este modo aseguraremos que la documentación proporcione la información que los usuarios necesitan para utilizar el sistema con eficacia.