Todo el espacio/tiempo tiende a ocuparse

Hace unos días estuve leyendo un artículo sobre los despidos masivos acontecidos en Twitter, y de cómo a pesar de la reducción drástica de plantilla, la plataforma sigue funcionando y liberando mejoras como anteriormente o incluso mejor.

En el articulo se mencionaba cómo previo a los despidos, todos los equipos estaban ocupados y no podían aceptar más carga de trabajo. Así que se fichaba más gente que rápidamente quedaba nuevamente ocupada al completo. Situación conocida ¿no?

Una versión más mundana de esta situación se da con los armarios. Da igual lo grande que sea el armario, al final se ocupa completamente. En aspecto tecnológico, da igual lo grande que sea el espacio de almacenamiento, que lo acabaremos llenando.

Recuerdo en mis años de universidad, que este efecto lo vi escrito como “el síndrome del estudiante”.  Si tu das a un estudiante una semana para preparar un trabajo, da igual que el trabajo solo lleve 2 horas hacerlo, esta persona alargará las tareas hasta cubrir completamente la semana, bien añadiendo valor, bien haciendo otras cosas o bien simplemente yendo a menor ritmo. Es decir, la tarea se convertirá en más compleja y larga, sólo porque tenemos más tiempo para realizarla. Además en el caso del estudiante, es posible que el esfuerzo se concentre en el último tramo temporal. En otras palabras, da igual el tiempo global que se haya otorgado.

Como hemos nombrado Twitter, usaremos una frase de Elon Musk que refleja muy bien esta situación:

«Si te das 30 días para limpiar tu casa, tardarás 30 días. Pero si te das 3 horas, tardarás 3 horas. Lo mismo se aplica a tus objetivos, ambiciones y potencial».
Elon Musk

Y es que tendemos a ocupar todo el espacio (físico y temporal) que tenemos disponible. Si hace poco comentábamos la Ley Conway, hoy es el turno de la Ley Parkinson, que es como se conoce a esta situación.

¿Qué es la Ley Parkinson?

Es una ley formulada por el historiador británico Cyril Northcote Parkinson en 1955 y sostiene que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización». En pocas palabras, esto significa que si se asigna un plazo de tiempo más largo para completar una tarea, es probable que la tarea se demore en ser finalizada, independientemente de su complejidad.

Según esta ley, las empresas en general y los departamentos en particular, utilizarán todos sus recursos y tiempo para cumplir las tareas asignadas. En cuestión de tiempo, se añadirán nuevos pasos, más papeleo y aprobaciones, implicando más gente para poder cubrir las necesidades, se necesitará más presupuesto y seguramente también se gastará lo asignado (en parte por el fenómeno de tener que gastarlo para no perderlo en el próximo año) . Tenemos un efecto retroalimentado, más burocracia, más personas, más coste… para tareas que podrían ser mucho más eficaces.

¿Cómo afecta esto en otras áreas?

La Ley Parkinson encuentra aplicaciones valiosas en la gestión del tiempo, la toma de decisiones y la eficiencia operativa en los negocios.

Un ejemplo claro es en el desarrollo de proyectos. Aplicar la Ley Parkinson implica establecer plazos realistas y evitar dar tiempo adicional innecesario. Imaginemos que se asigna a un equipo de desarrollo de software seis meses para crear una nueva aplicación móvil que podría estar en tres meses. Lo más probable es que el equipo tienda a retrasar las tareas y ocupar todo el tiempo disponible. Esta ocupación puede ser variada: probando nuevas tecnologías, leyendo artículos… cosas que pueden ser de valor para las personas pero no directamente relacionadas con tener el proyecto realizado.

Si se otorgan plazos demasiado largos, es probable que las tareas se ralenticen y se posterguen. Para evitarlo, es esencial establecer metas claras, definir hitos y asignar recursos adecuados de manera eficiente. El uso de herramientas de gestión de proyectos puede ayudar a organizar y monitorear el progreso de las tareas, garantizando una asignación eficiente de recursos.

Si hablamos de tiempo, hablamos de reuniones. Las reuniones son una parte fundamental de la dinámica empresarial, pero también pueden consumir una cantidad significativa de tiempo y recursos. Ser conscientes de la Ley Parkinson en este contexto implica aspectos como establecer agendas claras y objetivos específicos para cada reunión, así como asignar un tiempo limitado para su realización (practicar “timeblocking” no es lo mismo que practicar “timeboxing” ). Esto fomentará la concentración, la eficiencia y permitirá a los participantes centrarse en los puntos clave. Además, utilizar herramientas como videoconferencias y plataformas colaborativas puede ayudar a optimizar el tiempo y los recursos utilizados en las reuniones.

La Ley Parkinson también se aplica al uso de recursos de cualquier tipo. Como hemos visto, si se dispone de una gran cantidad de recursos, como presupuesto o personal, es probable que se utilicen hasta su límite, independientemente de la necesidad real.  Cuando los beneficios crecen y las cosas parecen ir bien a las empresas, es cuando más crecen los efectos de la Ley Parkinson. Tener conciencia de esta ley implica establecer un control adecuado sobre los recursos y asignarlos de manera eficiente.

La Ley Parkinson es una herramienta útil para entender cómo el tiempo y los recursos pueden expandirse si no se gestionan adecuadamente. En el ámbito de la empresa, aplicar esta ley implica establecer plazos realistas, evitar la dilación y promover la eficiencia en la finalización de tareas. Al comprender y aplicar estos principios, las organizaciones pueden optimizar su productividad, reducir costos innecesarios y alcanzar sus objetivos de manera más efectiva en el mundo tecnológico y empresarial en constante evolución.

A veces teniendo menos recursos se obtienen mejores resultados. La diferencia entre el carbón y el diamante, es básicamente la presión.